Assistant / Assistante de direction

Association recherche un (e) assistant (e) de direction pour un remplacement maladie. L'assistant (e) de direction accompagne la direction de l'association dans la gestion et l'organisation de ses activités afin d'en faciliter le fonctionnement et d'en optimiser le suivi administratif. Elle/il travaille en étroite collaboration avec la direction et assure l'organisation, la coordination et le suivi des missions nécessaires à son appui au quotidien. Suivi comptable et gestion financière
Assurer la saisie des pièces comptables dans le logiciel du cabinet comptable, en assurer le suivi et réaliser les rapprochements bancaires. Collecter et transmettre les éléments variables de paie (congés, arrêts maladie, etc.) via le logiciel du cabinet
comptable, puis vérifier les bulletins de paie. Assurer le suivi des factures fournisseurs, contrôler les échéances et préparer les paiements à effectuer. Établir les factures clients, assurer leur suivi et effectuer les relances nécessaires en cas d'impayés.
Ressources humaines Participer à la gestion administrative des recrutements et des embauches : déclarations préalables à l'embauche auprès de l'URSSAF, démarches auprès de la médecine du travail et mise à jour du registre unique du personnel.
Assurer le suivi administratif des demandes de formation : mise à jour du tableau de suivi du plan de formation de
l'association et constitution des demandes de prise en charge ou de remboursement auprès d'OPCO Santé. Assurer le suivi administratif du personnel, notamment la gestion des plannings de congés et la mise à jour des tableaux de suivi des horaires.
Assurer la gestion, l'actualisation et l'archivage de la documentation professionnelle et réglementaire relative aux RH. Gestion administrative et organisationnelle Préparer et coordonner l'organisation logistique des événements professionnels de l'association : réunions, assemblées générales, journées portes ouvertes et autres manifestations. Participer aux réunions, rédiger les comptes rendus et en assurer la diffusion auprès des salariés concernés. Organiser le classement, le tri et l'archivage des documents administratifs afin d'en faciliter l'accès et d'en garantir la conservation. Préparer et mettre en forme les dossiers nécessaires à l'activité de la direction : documentation, rapports, supports de communication, notes et documents divers.
Missions transversales Gérer les commandes de matériel, de fournitures et de consommables, et contrôler la conformité des livraisons. Assurer les relations avec les fournisseurs, participer aux négociations et veiller aux conditions d'achat. Assurer ponctuellement le remplacement du secrétariat d'accueil sur les sites de Castres, notamment auprès de Tarn Espoir, de la Maison des Adolescents et d'Addictions France.