Assistant de direction (H/F)

Assistant de direction (H/F)

Entreprise : UNIVERSITE GRENOBLE ALPES

Ville : Saint-Martin-d'Hères

Présentation

La Faculté des sciences (FdS) est l'une des sept composantes académiques de l'Université Grenoble Alpes (UGA). Elle exerce ses missions dans les domaines de la formation, des ressources humaines, de la recherche, du rayonnement scientifique et social, ainsi que de la vie étudiante et de campus, en cohérence avec la politique de l'UGA.

La FdS dispose d'une gouvernance propre, de conseils élus et de moyens humains et financiers adaptés à ses missions. Son périmètre couvre cinq composantes élémentaires et englobe également trois écoles européennes spécialisées proposant des formations internationales.

Missions

Votre mission principale sera d'assurer l'assistance administrative et organisationnelle de la direction de la Faculté des sciences. Vous contribuerez au bon fonctionnement et à la fluidité de l'activité de la Faculté.

• Assurer l'accueil physique et téléphonique, informer et orienter les interlocuteurs internes et externes.
• Gérer le courrier, les parapheurs papier et électroniques, les boîtes mail génériques, les listes de diffusion et les délégations de signature.
• Gérer les agendas de la direction, organiser les rendez-vous, réunions et déplacements, et assurer le suivi des échéances.
• Organiser les instances de la Faculté : préparation des séances, rédaction des comptes rendus et délibérations, diffusion des documents et suivi des décisions.
• Coordonner l'organisation logistique des réunions et événements, ainsi que la gestion des locaux, équipements, fournitures et prestations.
• Faciliter la circulation de l'information et assurer l'interface entre la direction, les composantes de la FdS et les services de l'UGA.
• Déployer et suivre les outils collaboratifs et partagés, alimenter les tableaux de bord et produire les données nécessaires au pilotage de l'activité.
• Assurer la coordination avec les gestionnaires financiers pour le suivi des devis, commandes et services faits.
• Contribuer au suivi des ressources humaines des enseignants-chercheurs relevant du périmètre de la FdS.
• Participer aux démarches d'amélioration continue et aux réunions institutionnelles associées, et en assurer le compte rendu.

Profil recherché

Nous recherchons une personne organisée, dynamique et capable de travailler en équipe. Une expérience dans un poste similaire serait un atout.

Avantages

Rejoindre la Faculté des sciences, c'est intégrer un environnement stimulant et collaboratif au sein d'une institution reconnue. Vous bénéficierez d'opportunités de développement professionnel et d'un cadre de travail agréable.