Assistant(e) à la scolarité (H/F)

Assistant(e) à la scolarité (H/F)

Entreprise : ESTBA Paris

Ville : PARIS

Présentation

L'ESTBA Paris est un établissement d'enseignement supérieur privé laïc, sous contrat d'association avec l'État, spécialisé dans les formations scientifiques. À taille humaine, nous accueillons des étudiants du Bac+2 au Bac+5, en cursus scolaire et en apprentissage. Pour renforcer notre équipe administrative, nous recherchons un(e) Assistant(e) de scolarité rattaché(e) à la direction. Vous jouerez un rôle clé dans l'accompagnement des étudiants tout au long de leur parcours.

Missions

Vos activités se déclineront autour de quatre axes principaux :

• Accueil et relationnel :
  • Accueillir, renseigner et orienter les étudiants, familles, enseignants et partenaires.
  • Assurer l'interface entre les étudiants, les responsables pédagogiques, les enseignants et la direction.
  • Répondre aux sollicitations par téléphone, par e-mail et en présentiel.
• Gestion administrative et suivi des dossiers :
  • Piloter le suivi administratif des étudiants, de l'inscription jusqu'à la fin de leur cursus.
  • Constituer, vérifier et mettre à jour les dossiers administratifs.
  • Établir les documents officiels (certificats de scolarité, attestations, etc.).
  • Assurer le suivi des absences et des retards.
  • Gérer l'archivage et la tenue rigoureuse des dossiers.
• Support à l'organisation pédagogique :
  • Participer à la gestion des emplois du temps et à la diffusion des informations.
  • Organiser logistiquement les examens, contrôles, soutenances, jurys et conseils.
  • Préparer les documents nécessaires au suivi pédagogique.
  • Saisir et actualiser les données sur nos logiciels et plateformes de gestion de la scolarité.
• Participation à la vie de l'établissement :
  • Contribuer à l'organisation d'événements clés : journées portes ouvertes, réunions de rentrée, remises de diplômes.

Profil recherché

Vous disposez idéalement d'une première expérience en secrétariat, assistanat administratif ou gestion de scolarité (un environnement d'enseignement est un plus). Reconnu(e) pour votre rigueur et votre sens de l'organisation, vous appréciez le contact humain. Vous faites preuve de disponibilité et d'écoute tout en maintenant un cadre administratif précis.

Compétences attendues

• Maîtrise technique : Excellente utilisation des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et aisance avec les logiciels de gestion numérique.
• Qualités rédactionnelles : Très bonne expression écrite et orale avec une maîtrise irréprochable de l'orthographe.
• Efficacité opérationnelle : Capacité à gérer les priorités et plusieurs dossiers simultanément, autonomie, réactivité et polyvalence.

Avantages

Posture professionnelle : Sens de l'accueil, esprit d'équipe, discrétion absolue et respect de la confidentialité des informations.

Jours travaillés : les jeudis et les vendredis impérativement.