ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF (H/F)

ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF (H/F)

Entreprise : FOREZ JEUNES

Ville : Villeurbanne

Présentation

Rattaché(e) au Secrétariat général, l'Assistant(e) administratif(ve) contribue au bon fonctionnement administratif et logistique du siège. Il/Elle apporte son soutien à la Direction générale et aux fonctions supports. Véritable point d'interface entre le siège, les établissements et les interlocuteurs de l'Association, il/elle facilite la circulation de l'information et le suivi des dossiers administratifs.

Il/Elle assure également l'accueil physique et téléphonique du siège, veillant à l'image de CAPSO auprès des salariés, partenaires, fournisseurs et visiteurs.

Missions

Polyvalent(e), organisé(e) et réactif(ve), vous intervenez notamment dans les domaines suivants :

• Appui administratif au secrétariat général et aux fonctions supports :
  • Assurer un appui administratif dans le suivi de dossiers transversaux
  • Contribuer à l'organisation logistique des réunions
  • Préparer, mettre en forme et actualiser des courriers, documents, tableaux de suivi, présentations et documents administratifs
  • Suivi administratif des contrats d'assurance de l'Association et des formalités liées au parc automobile
  • Traiter les contraventions et gérer les cartes affaires et carburant
  • Être l'interlocuteur administratif des établissements pour la politique achats de l'Association
  • Centraliser les demandes relatives aux contrats d'énergie et mettre à jour le périmètre de suivi
• Accueil et relation avec les interlocuteurs :
  • Assurer l'accueil physique des visiteurs et les orienter
  • Assurer l'accueil téléphonique : identifier, filtrer et orienter les appels
  • Apporter un premier niveau d'information aux salariés, partenaires et fournisseurs
  • Veiller à la qualité de l'accueil et à l'image positive de l'Association
• Gestion du courrier et circulation de l'information :
  • Réceptionner, enregistrer, trier et distribuer le courrier entrant
  • Préparer, enregistrer, classer et affranchir le courrier sortant
  • Assurer la bonne circulation des informations et documents au sein du siège social
  • Veiller au classement et à l'archivage des documents administratifs
  • Participer aux opérations d'archivage du siège social
• Contribution au bon fonctionnement du siège social :
  • Veiller à la bonne tenue et au bon fonctionnement de l'espace accueil
  • Assurer le suivi et l'approvisionnement des fournitures administratives
  • Assurer l'interface avec les prestataires intervenant au siège
  • Suivre les contrats de prestations et organiser les interventions de maintenance
  • Assurer le suivi administratif du parc automobile : contrôles techniques, entretiens, réparations
• Contribution à la communication :
  • Contribuer à la mise en forme et à la diffusion de supports de communication
  • Participer à différentes actions de communication de l'Association
  • Contribuer à la qualité et à la mise à jour des supports diffusés par le siège
  • Participer à la mise à jour de contenus sur les outils de communication de l'Association

Avantages

• Des congés trimestriels en complément des congés annuels
• Des chèques vacances
• Des titres-restaurant