Assistant(e) administratif(ve) (H/F)

Assistant(e) administratif(ve) (H/F)

Entreprise : VLS FRANCE

Ville : PANTIN

Présentation

VLS FRANCE recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) pour rejoindre son équipe dynamique. Ce poste est essentiel pour garantir un accueil de qualité et une gestion efficace des dossiers clients.

Missions

• Accueil des clients :
  • Accueillir les clients au bureau, sur rendez-vous ou sans rendez-vous.
  • Recueillir leurs besoins et les orienter vers le bon interlocuteur.
  • Créer la fiche client dans le CRM : coordonnées, situation, démarche demandée.
• Gestion documentaire :
  • Scanner et photocopier les pièces fournies par les clients.
  • Classer les documents numérisés dans la fiche client du CRM.
  • Vérifier que le dossier est complet et signaler les pièces manquantes.
• Gestion des rendez-vous :
  • Planifier, confirmer et rappeler les rendez-vous.
  • Tenir à jour l'agenda de l'équipe.
• Relation client à distance :
  • Répondre aux appels téléphoniques.
  • Répondre aux messages WhatsApp sur le compte professionnel de l'entreprise.
  • Prendre les messages et les transmettre au dirigeant ou au bon interlocuteur.
• Suivi des dossiers :
  • Suivre l'avancement des dossiers dans le CRM.
  • Informer les clients de l'état d'avancement de leur dossier.
  • Signaler au dirigeant les échéances et dossiers urgents.

Limites du poste et confidentialité : Ce poste est administratif et relationnel, sans conseil juridique. La personne informe les clients de l'avancement de leur dossier, mais ne se prononce pas sur le fond de leur situation. La confidentialité des documents traités est primordiale et le respect des règles de protection des données (RGPD) est requis.

Profil recherché

• Formation et expérience :
  • Niveau bac à bac+2 en secrétariat, assistanat ou gestion administrative.
  • Une première expérience en accueil, secrétariat ou relation client est appréciée.
  • Les débutants motivés sont acceptés.
• Compétences :
  • Aisance avec l'outil informatique : CRM, messagerie, bureautique, scanner.
  • Bonne expression orale et écrite en français.
  • Organisation et rigueur dans la saisie et le classement.
  • Capacité à gérer plusieurs demandes simultanément.
• Qualités humaines :
  • Sens de l'accueil, patience et écoute.
  • Discrétion et respect de la confidentialité.
  • Fiabilité et ponctualité.
• Atouts appréciés :
  • Pratique d'une ou plusieurs langues étrangères.
  • Connaissance des démarches administratives françaises.

Avantages

Rejoindre VLS FRANCE, c'est intégrer une équipe où votre contribution sera valorisée. Vous bénéficierez d'un environnement de travail stimulant et de réelles opportunités de développement professionnel.