Assistant fonctionnel bureau d'études (F/H) (H/F)

Assistant fonctionnel bureau d'études (F/H)

Entreprise : CABINET D'ETUDES MARC MERLIN

Ville : Lyon 2e Arrondissement

Présentation

Rejoignez un acteur clé de l'ingénierie des territoires. Fort d'une expérience de 100 ans, notre groupe est reconnu dans les domaines de l'eau, de l'énergie, de l'aménagement urbain et des mobilités. Nous accompagnons les collectivités dans leurs projets à fort impact territorial et environnemental.

Dans le cadre d'un remplacement, nos services Hydraulique et International recherchent un assistant fonctionnel (F/H) pour renforcer leurs équipes.

Missions

En tant qu'assistant(e) fonctionnel(le), vous travaillerez en collaboration avec quatre entités du siège, situé à Lyon Cordeliers. Vous serez rattaché au service Hydraulique et Infrastructures, tout en intervenant également pour le Département International, le service Génie Civil et le service Electromécanique.

Vos missions incluront :

• Participer aux réponses à appel d'offre d'ingénierie : présentation des équipes, organigramme, moyens techniques, adaptation des CVs, compilation des références, utilisation du nouvel outil IA, aide à la rédaction de la méthodologie.
• Effectuer le suivi de facturation des prestataires.
• Gestion administrative des contrats de sous-traitance après signature (établissement des DA, suivi des BRC).
• Gestion administrative des besoins des services :
  • Suivi des contrats de logiciels.
  • Achats de fournitures.
  • Gestion des titres de transports.
• Participer à l'accueil des nouveaux collaborateurs et mettre à jour les organigrammes des services.
• Appuyer les responsables pour l'organisation des réunions d'équipe.
• Assurer l'interface avec le service comptabilité.
• Assurer l'interface avec le service du personnel.
• Gestion des références au sein des services :
  • Initialisation des fiches références, validation avec le chef de projet, établissement des certificats de capacité.
  • Intégration dans l'outil.
• Appuyer les responsables de service dans la recherche de profils et le recrutement.

Vous interagirez quotidiennement avec de nombreux collaborateurs et utiliserez principalement Word, PowerPoint et Navision, notre logiciel de gestion.

Profil recherché

Savoir-faire :

• Maîtrise indispensable des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
• Présentation des documents, orthographe et syntaxe irréprochables.
• Capacité à prendre rapidement connaissance des outils de gestion et de l'organisation du groupe.

Savoir-être :

• Organisation personnelle, autonomie, prise d'initiative.
• Capacité à travailler en équipe.
• Rigueur, fiabilité, méthodes, respect des procédures.
• Curiosité.
• Sens de l'accueil.

Une expérience minimum de 1 à 3 ans dans un poste similaire est requise. Une première expérience dans le monde du BTP, de l'architecture ou de l'ingénierie sera un plus.