Secrétaire administratif / administrative de renfort (H/F)

Secrétaire administratif / administrative de renfort (H/F)

Entreprise : HOSPITALISATION A DOMICILE

Ville : Île-de-France

Présentation

Hospitalisation à Domicile (HAD) de l'Assistance Publique des Hôpitaux de Paris (AP-HP), plus particulièrement le service clinique HAD adulte, recherche un(e) secrétaire administratif(ve) de renfort rattaché(e) au Département Adulte.

Missions

Vous assurerez le lien avec les secrétariats de votre secteur et, en collaboration avec l'encadrante des secrétaires, votre rôle sera :

• Travailler sur des missions transversales de support au métier de secrétaire lorsque vous n'êtes pas amené à soutenir les Unités de Soins (US).
• Assurer le secrétariat de l'US en cas d'absence d'une secrétaire.
• Réaliser un renfort à distance ou sur place pour les US à forte activité.

Missions transversales en lien avec l'encadrement :

• Soutien aux difficultés diverses des secrétaires d'US et inter-US : référents logiciels (Domilink, SAP, PTAH, ORBIS, Teams).
• Participation à la création de supports pour le secrétariat : rédaction de procédures, réalisation de supports de formation, formation des nouveaux arrivants.

Remplacement sur une US :

• Gestion de la réponse téléphonique : accompagnement, écoute et orientation des patients/aidants pendant le séjour HAD.
• Accompagnement à la réalisation des certificats de décès sur le volet administratif.
• Présence au staff de l'Unité de Soins et proposition de comptes-rendus à destination du cadre.
• Saisie et mises à jour des données dans le dossier patient, impression de documents.
• Gestion de la logistique au domicile du patient.
• Gestion des infirmiers libéraux (IDEL).

Support aux US à forte activité :

• Support sur la gestion des infirmiers libéraux.
• Gestion de la logistique au domicile du patient.
• Organisation des visio consultations ORTIF.

Horaires de travail

Roulement selon l'organisation du service :

• Semaine 1 : 08h00/15h30
• Semaine 2 : 09h30/17h00

En cas d'absence d'une secrétaire, les horaires de travail sont fixes : 8h-15h30 (secrétaire de renfort jusqu'à 17h le cas échéant).

Profil recherché

Qualifications professionnelles :

• Baccalauréat et qualification/expérience en secrétariat médical.
• Connaissances bureautiques indispensables : WORD, EXCEL, OUTLOOK, TEAMS.

Préférable :

• Connaissance de l'HAD et des logiciels HAD : DOMILINK.
• Connaissance de l'AP-HP et des logiciels AP-HP appréciée : ORBIS, SAP.

Compétences requises

• Faire preuve d'écoute active, de bienveillance et de discernement dans les échanges avec les patients, les aidants et les équipes soignantes.
• Capacité à rédiger des documents corrects, clairs et précis.
• Savoir organiser son poste de travail et identifier les priorités.
• Travailler en équipe pluridisciplinaire et en réseau (médecins, infirmiers, cadres, partenaires extérieurs).
• Respect de la confidentialité et du secret professionnel.