Retour aux offres

Secrétaire administrative (H/F)

UNIVERSITE TOULOUSE II

TOULOUSE

Publiée le 08/10/2026

CDD Hybride

Description du poste

Secrétaire administrative (H/F)

Entreprise : UNIVERSITE TOULOUSE II

Ville : TOULOUSE

Présentation

Nous recherchons un(e) secrétaire administratif(ve) pour rejoindre notre équipe à l'Université Toulouse II. Ce poste est essentiel pour assurer le bon déroulement des élections et des activités administratives au sein de notre pôle.

Missions

Les missions proposées incluent :

  • Assistance technique et logistique pour les élections :
    • Gérer et suivre les réservations de locaux, salles, matériels et fournitures.
    • Accompagner les composantes et services dans l'organisation matérielle des élections.
    • Réceptionner les candidatures et organiser les opérations de dépouillement.
    • Contribuer au traitement et au façonnage des candidatures.
    • Participer à la mise à jour des bases de données électorales.
    • Participer à l'archivage de la documentation électorale.
    • Rédiger comptes rendus et synthèses, et assurer le secrétariat des réunions.
    • Assister la responsable du pôle dans l'organisation des opérations électorales.
    • Gérer et suivre les commandes de matériel et fournitures.
  • Tâches administratives liées à l'activité du pôle :
    • Apporter un soutien administratif aux séances de conseils centraux.
    • Préparer les réunions : identification des procurations et modalités de vote.
    • Mettre en place les espaces, gérer les émargements et dénombrer les votes.
    • Accueillir les membres et assister aux séances.
    • Apporter un appui au contrôle des procès-verbaux.
    • Assurer le secrétariat des sections disciplinaires.
    • Mettre en forme et actualiser documents et tableaux.

Vous participerez au strict respect des délais réglementaires.

Profil recherché

Notre profil idéal possède :

  • Savoirs : Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel et Word.
  • Savoir-faire :
    • Capacité à s'adapter aux pics d'activité.
    • Maîtrise des délais.
    • Aisance à dialoguer et qualité rédactionnelle.
  • Savoir-être :
    • Rigueur, fiabilité et confidentialité.
    • Aisance relationnelle, esprit de synthèse et d'analyse.
    • Réactivité.

Un diplôme ou certification de niveau CAP/BEP minimum est requis. Les candidatures de débutants motivés sont les bienvenues.

Des contraintes horaires liées au calendrier de gestion des élections et de la mise en place des instances sont à prévoir.

Avantages

Poste ouvert uniquement aux agents contractuels. CDD (renfort) de 8 mois à temps plein à partir du 02/11/2026.