Secrétaire d'accueil (H/F)

Secrétaire d'accueil (H/F)

Entreprise : CENTRE SOCIAL DU PLANTY

Ville : CHOLET

Présentation

Le/la secrétaire d'accueil est le premier contact de notre structure auprès des habitants, bénévoles et partenaires. Il/Elle assure un accueil inconditionnel, informe et oriente les publics, tout en contribuant activement à la qualité des relations avec les habitants, les associations et les partenaires. Ce poste, proposé en CDI à temps partiel (28 heures hebdomadaires réparties sur 4 jours), est à pourvoir suite à un départ en retraite.

Missions

Les principales missions du poste sont les suivantes :

• Créer un espace d'accueil convivial :
  • Dynamiser l'espace d'accueil pour en faire un lieu d'échange et de lien social.
  • Assurer l'accueil physique et téléphonique des habitants, partenaires et associations.
  • Favoriser un accueil actif permettant de repérer les besoins et d'orienter les habitants.
  • Mettre en place des supports et animations favorisant l'information et la participation des habitants.
  • Réguler les flux, gérer les accès et assurer le bon usage des espaces d'accueil.
  • Garantir la sécurité des personnes accueillies et veiller au respect des règles du lieu.
• Gestion administrative et secrétariat :
  • Assurer le secrétariat courant : gestion du courrier, des courriels et suivi des plannings.
  • Réaliser des travaux bureautiques : rédaction, classement et archivage de documents.
  • Gérer les fournitures de bureau et produits consommables.
  • Prendre des notes et rédiger les comptes rendus des réunions.
  • Apporter un soutien administratif à la direction.
• Gestion des inscriptions et suivi administratif :
  • Paramétrer et utiliser le logiciel i-Noé (Aiga) pour la gestion des adhésions et des activités.
  • Gérer les fichiers adhérents : saisie, mise à jour et suivi.
  • Contrôler les présences et les paiements.
  • Assurer les encaissements des adhésions et des activités.
  • Gérer la caisse et préparer les bordereaux d'encaissement.
• Actions d'information et communication :
  • Contribuer à la diffusion de l'information interne et externe.
  • Participer à l'élaboration des supports de communication (affichage, plaquettes, site internet).
  • Assurer la gestion de l'affichage dans les locaux.
  • Gérer le courrier et les documents destinés aux associations hébergées.
• Participation à la vie du centre :
  • Participer aux réunions de travail internes et externes.
  • Contribuer au Projet Social du centre et à son évaluation.
  • Préparer et participer aux animations et événements du centre.

Profil recherché

Nous recherchons une personne dynamique, organisée et ayant un excellent sens du relationnel. Une expérience dans un poste similaire serait un atout.

Avantages

Poste à temps partiel avec une ambiance de travail conviviale et engagée. Embauche dès que possible, avec entretien prévu le vendredi 16 octobre après-midi.