UN/UNE SECRETAIRE-ASSISTANT.E DE DIRECTION (H/F)

UN/UNE SECRÉTAIRE-ASSISTANT.E DE DIRECTION (H/F)

Entreprise : ASSOCIATION DU CENTRE SOCIO-CULTUREL DE POITIERS

Présentation

Sous la responsabilité directe du directeur, le/la secrétaire-assistant.e de direction assure le secrétariat général de l'organisation. Il/elle contribue à l'accueil du public en relais et soutien de l'agent d'accueil. De plus, il/elle intervient en soutien de l'équipe de pilotage (direction, coordinateurs, comptables) pour préparer et/ou exécuter des tâches sous leur responsabilité.

Missions

Les principales missions incluent :

• Accueil :
  • Soutien à l'accueil et remplacement en cas d'absence (accueil physique, téléphonique et messagerie électronique).
  • Tenue occasionnelle des billetteries spectacles (Logiciel Ma Place).
  • Enregistrement et ventilation du courrier postal.
  • Transmission des informations aux personnes accueillies et aux personnels concernés.
  • Gestion des inscriptions aux activités de la Blaiserie (logiciel NOE).
  • Gestion de caisses de recettes et lien avec la comptabilité.
  • Gestion des réservations et locations de salles et/ou de matériel.
  • Rédaction de documents.
• Secrétariat :
  • Conventionnements et liaisons avec les associations hébergées.
  • Gestion des annulations d'activité en lien avec la facturation.
  • Secrétariat courant de la gouvernance et de certaines réunions d'équipes.
  • Gestion des invitations aux réunions/événements.
  • Préparation de l'Assemblée Générale (convocations, suivi des administrateurs, Procès-Verbal, etc).
  • Rédaction de documents et relectures des publications.
  • Planification des utilisations de salle (Logiciel GRR).
  • Préparation/suivi de tableaux de bord.
  • Publipostages et envois postaux.
  • Achats et suivi des fournitures de bureau.
  • Paramétrage des logiciels : Inoé, Ma Place, See Ticket.
  • Gestion des locations de salles : conventions, paiements, facturation, remise des clés, état des lieux.
• Assistance de l'équipe de pilotage :
  • Participation occasionnelle aux réunions de Coordination et/ou réunions diverses.
  • Pré-rédaction et relecture de publications et de dossiers administratifs.
  • Soutien à la comptabilité (paiements en ligne, récupérations de factures, etc).

Profil recherché

Nous recherchons un candidat avec les compétences suivantes :

• Expérience souhaitée dans les structures de l'animation.
• Expérience requise dans les fonctions d'accueil du public et le secrétariat.
• Connaissance de l'environnement administratif des associations, notamment des centres sociaux.
• Qualités relationnelles : autonomie, initiative, sens de l'organisation.
• Sens de la discrétion et de la confidentialité.

Le poste est ouvert aux personnes en situation de handicap. Une expérience significative dans les domaines précis du poste et/ou de l'environnement professionnel de l'animation socioculturelle sera un atout. Reconnaissance de l'ancienneté selon les règles de CCN ALISFA. Télétravail occasionnel possible.

Avantages

Toutes les candidatures reçues avant le mardi 10 novembre seront étudiées. Un entretien d'embauche est prévu le lundi 23 novembre en présence de 2 administrateurs, du directeur et d'un coordinateur. Le poste est à pourvoir à partir de janvier 2027, avec un tuilage d'un à deux mois avec la personne en partance.

Merci d'adresser votre CV et votre lettre de motivation à Mme Céline GUIGNARD, Présidente du centre socioculturel de La Blaiserie.