Agent administratif / Agente administrative (H/F)

Agent administratif / Agente administrative (H/F)

Entreprise : RESIDENCE LES VIGNES DE SURESNES

Ville : SURESNES

Présentation

Le/La secrétaire accueille, informe et oriente les résidents, les familles et les visiteurs, tant physiquement qu'au téléphone. Il/Elle participe à la gestion administrative de la résidence, tout en respectant les Chartes emeis, l'intimité et la dignité des résidents.

Ce poste exige une attention particulière au confort et à la sécurité des résidents, ainsi qu'une stricte confidentialité des informations traitées.

Missions

• Gestion des appels téléphoniques :
  • Réceptionner et orienter les appels internes et externes
  • Prendre et transmettre les messages dans les délais
  • Évaluer l'urgence des appels et alerter les interlocuteurs appropriés
  • Commander des ambulances et taxis pour les résidents
  • Attribuer une ligne directe à chaque résident et suivre la taxation téléphonique
  • Mettre à jour le répertoire interne et l'annuaire d'urgence
  • Transmettre le standard en fin de poste
• Accueil physique :
  • Accueillir et orienter les résidents, familles et visiteurs avec respect
  • Informer sur les modalités d'hébergement et les prestations fournies
  • Remettre le livret d'accueil au résident
  • Aider à la constitution des dossiers APA, APL
  • S'assurer de la bonne tenue du hall et de la banque d'accueil
• Gestion des dossiers administratifs des résidents :
  • Ouvrir et tenir à jour les dossiers administratifs
  • Préparer et suivre la facturation des séjours
  • Contrôler et distribuer les factures des prestations à charge des résidents
• Encaissements et remises bancaires :
  • Suivre les impayés et les contentieux
  • Tenir le journal de caisse
  • Préparer les dossiers pour les entrées et sorties des résidents
  • Tenir le registre des entrées et sorties
• Activités administratives :
  • Veiller à l'affichage des programmes d'animation et des menus
  • Gérer la « boutique »
  • Suivre les commandes de repas du personnel
  • Préparer les commandes de matériels de bureau
  • Enregistrer et contrôler les factures fournisseurs
  • Assurer la réception et la distribution des courriers et colis
  • Classer les copies des courriers et ranger les archives
  • Saisir quotidiennement les statistiques dans l'outil informatique
  • Participer à la gestion des questionnaires de satisfaction
  • Réceptionner et transmettre les messages d'alarmes et de pannes
  • Veiller à la mise à disposition des registres de maintenance et sécurité
  • Réaliser divers travaux de secrétariat
• Gestion administrative du personnel :
  • Accueillir et intégrer les nouveaux collaborateurs
  • Inscrire les salariés sur le registre unique du personnel
  • Effectuer les déclarations uniques d'embauche
  • Tenir à jour le dossier du salarié
  • Organiser et suivre les visites médicales des salariés
  • Participer au suivi des absences

Profil recherché

Nous recherchons une personne rigoureuse, organisée et dotée d'un excellent sens du relationnel. Une expérience dans un poste similaire serait appréciée.

Avantages

Rejoindre notre équipe, c'est bénéficier d'un environnement de travail agréable et d'une ambiance conviviale. Nous offrons également des formations et des possibilités d'évolution au sein de notre structure.