Assistant des admissions (H/F)

Assistant des admissions (H/F)

Entreprise : CENTRALESUPELEC

Ville : GIF SUR YVETTE

Présentation

Au sein de la Direction des Formations de CentraleSupélec, vous intégrerez le pôle admissions. Sous l'autorité de la Responsable des Admissions, votre mission principale sera d'assurer le traitement opérationnel des dossiers et le suivi du processus d'admission au sein des différents programmes de l'école.

Vous apporterez un appui technique dans la préparation des épreuves d'admissibilité, des jurys, le suivi des décisions, la fiabilisation des données et l'amélioration des procédures.

Missions

• Instruire et sécuriser les dossiers :
  • Contrôler la complétude, la conformité et la cohérence des dossiers.
  • Vérifier les pièces et identifier les anomalies ou situations nécessitant une attention particulière.
  • Préparer les dossiers et éléments nécessaires à leur examen.
  • Assurer la mise à jour et la traçabilité des informations.
• Aide à la préparation des épreuves et des jurys :
  • Participer à l'organisation matérielle et opérationnelle des épreuves d'admissibilité.
  • Préparer les convocations, listes, plannings.
  • Assurer le suivi administratif et logistique des candidats convoqués.
  • Assurer la coordination technique des entretiens à distance.
  • Recueillir et consolider les éléments nécessaires au suivi des épreuves et des jurys.
  • Identifier les difficultés organisationnelles ou techniques et contribuer à leur résolution.
• Suivre les admissions jusqu'à l'inscription et produire les données :
  • Suivre le parcours des candidats de l'admission à l'inscription.
  • Actualiser les données de suivi.
  • Fiabiliser les tableaux de bord et indicateurs d'activité.
  • Contrôler la qualité des données et aider à la préparation des éléments de reporting.
  • Identifier les écarts ou situations nécessitant l'intervention d'un responsable.
• Contribuer à l'amélioration du processus :
  • Assurer la circulation des informations avec les services concernés.
  • Contribuer à la résolution des difficultés opérationnelles.
  • Identifier les dysfonctionnements et proposer des améliorations des procédures et outils.
  • Participer aux bilans de campagne et à l'évolution des pratiques.

Profil recherché

Issu(e) d'une formation supérieure (type BTS ou BUT) avec une spécialisation dans la gestion administrative ou des ressources humaines, vous justifiez d'une expérience réussie, idéalement au sein d'un service d'admissions ou dans un poste impliquant une gestion rigoureuse des processus administratifs et opérationnels.

Vous disposez d'une bonne connaissance des procédures d'admission et d'inscription dans l'enseignement supérieur. Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment Excel pour le reporting et le traitement de données, ainsi que les plateformes de candidature (Parcoursup, Etudes en France).

Vous savez organiser vos activités et respecter les délais tout en rendant compte de vos activités de manière synthétique. Vos compétences rédactionnelles sont reconnues.

Vous démontrez des qualités relationnelles qui vous permettent de travailler en équipe, de manière réactive et proactive, en transversalité avec l'ensemble des partenaires internes et externes, tout en étant autonome. Vous avez la capacité de gérer des situations sensibles ou conflictuelles.

Vous faites preuve de discrétion, d'une grande aptitude à l'écoute et avez le respect de la confidentialité. Vous êtes reconnu(e) pour votre sens du service et votre pédagogie. Une pratique professionnelle de l'anglais (B2/C1) est requise, dans un environnement où les échanges internationaux sont fréquents.

Avantages

Rejoindre CentraleSupélec, c'est intégrer une institution de renom, bénéficier d'un environnement de travail stimulant et participer à des projets enrichissants au sein d'une équipe dynamique.