Assistant-e administratif-ve Pôle familles (H/F)

Assistant-e administratif-ve Pôle familles (H/F)

Entreprise : FEDERATION PARTIR

Ville : FIGEAC

Présentation

La Fédération Partir œuvre dans les domaines de l'enfance, de la jeunesse, des loisirs et des vacances, afin de permettre au plus grand nombre de vivre des expériences collectives, éducatives et enrichissantes. Dans le cadre de l'organisation de ses séjours, elle accorde une place essentielle à l'accueil, l'accompagnement des familles, l'accessibilité et la qualité des relations humaines.

L'association recrute un-e assistant-e administratif-ve, véritable interface entre les familles, les partenaires et les équipes internes. Ce poste repose sur des missions essentielles : accueillir, écouter, renseigner et accompagner, tout en assurant une circulation fluide de l'information.

Missions

• Accueillir et accompagner les familles :
  • Accueil physique et téléphonique des familles, écoute, information et orientation en fonction de leurs demandes.
  • Réponses aux mails et sollicitations des familles.
  • Accompagnement dans les démarches d'inscription et la constitution des dossiers.
  • Transmission des informations aux membres de l'équipe concernés.
• Assurer le suivi administratif des séjours :
  • Enregistrement et suivi des inscriptions, contrôle des dossiers et des pièces nécessaires.
  • Relance des familles lorsque les dossiers sont incomplets.
  • Suivi des places disponibles, réservations, listes d'attente et annulations.
  • Préparation et transmission des documents administratifs.
  • Suivi de la facturation.
  • Traitement des particularités liées aux différents dispositifs de prise en charge et partenaires.
• Administrer et paramétrer le logiciel I-Noé :
  • Paramétrage et gestion quotidienne d'I-Noé, logiciel utilisé pour la gestion des inscriptions.
  • Une bonne aisance avec les outils numériques est indispensable.
• Participer à l'organisation du Festival du Jeu :
  • Prise en charge d'une partie importante de l'organisation administrative, en lien avec l'équipe de la ludothèque.

Profil recherché

Une première expérience dans une fonction administrative comprenant une forte dimension de relation avec le public et/ou de gestion de partenaires est souhaitée. Une expérience dans le milieu associatif, l'éducation populaire, l'animation, les séjours de vacances ou le tourisme social sera particulièrement appréciée.

• Qualités relationnelles, sens du service et rigueur administrative.
• Excellent relationnel.
• Rigueur, organisation et méthode.
• Capacité à suivre simultanément de nombreux dossiers et interlocuteurs.
• Bonnes capacités rédactionnelles et maîtrise de l'orthographe.
• Aisance avec les outils informatiques et numériques.
• Capacité à identifier les priorités et à gérer les périodes de forte activité.
• Autonomie tout en appréciant le travail en équipe.
• Capacité à prendre des initiatives et à s'adapter aux imprévus.
• Attention à la confidentialité des informations traitées.
• Réactivité, fiabilité et ponctualité.

Avantages

Rejoindre la Fédération Partir, c'est intégrer une équipe dynamique et engagée, œuvrant pour le bien-être des familles et des jeunes. Vous bénéficierez d'une expérience enrichissante dans un environnement stimulant.