Chargé(e) d'accueil et d'appui administratif transversal (H/F)

Chargé(e) d'accueil et d'appui administratif transversal (H/F)

Entreprise : LES PAPILLONS BLANCS DU FINISTERE

Ville : Le Relecq-Kerhuon

Présentation

Sous l'autorité hiérarchique de l'Attachée de direction, le/la Chargé(e) d'accueil et d'appui administratif transversal est le premier interlocuteur des visiteurs, partenaires et prestataires. À ce titre, il/elle contribue à l'image de l'association.

Il/elle exerce ses missions en lien étroit avec l'attachée de direction et veille à garantir un accueil respectueux, bienveillant et adapté aux besoins des différents publics et des équipes du siège.

Il/elle coordonne et organise les missions confiées au travailleur en situation de handicap intervenant en binôme avec lui, tout en respectant les compétences et l'autonomie de chacun.

Missions

1. Accueil, communication et gestion des flux

• Assurer l'accueil physique et l'orientation des professionnels, visiteurs, familles et partenaires.
• Gérer le standard téléphonique.
• Gérer les accès au siège.
• Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier entrant.
• Gérer les boîtes mail institutionnelles et orienter les demandes.
• Assurer la diffusion de documents et communications internes et externes.

2. Organisation logistique et moyens généraux

• Veiller au bon fonctionnement de l'espace d'accueil et des espaces communs.
• Assurer l'organisation logistique des réunions.
• Gérer le pool de véhicules.
• Assurer l'approvisionnement et la distribution des fournitures de bureau.

3. Gestion administrative

• Apporter un soutien administratif et organisationnel à l'Attachée de direction.
• Assurer le suivi des adhésions et des cotisations.
• Mettre à jour les bases adhérents, contacts, annuaires et modes opératoires de l'accueil.
• Participer au suivi administratif des actions associatives.

4. Appui administratif en Ressources Humaines

• Assurer la saisie des formations dans CEGI.
• Participer à la mise à jour du Passeport de prévention pour les formations et habilitations.
• Apporter un appui à l'organisation logistique des formations en lien avec la technicienne formation.
• Saisir les fiches signalétiques des stagiaires dans CEGI.
• Réaliser les vérifications d'honorabilité et la mise à jour des informations dans CEGI.
• Assurer le suivi administratif des absences des travailleurs handicapés.
• Participer à la mise sous pli et à l'envoi des bulletins de rémunération garantie des travailleurs handicapés.
• Assurer le classement et l'archivage des documents RH.

Profil recherché

Savoir-être :

• Sens de l'accueil, de l'écoute et du service.
• Aisance relationnelle et courtoisie.
• Discrétion et respect de la confidentialité des informations traitées.
• Organisation, rigueur et sens des priorités.
• Autonomie dans la gestion des missions confiées.
• Réactivité et capacité d'adaptation.

Compétences techniques :

• Maîtrise des outils bureautiques.
• Aisance rédactionnelle et organisationnelle.
• Polyvalence et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.

Expérience souhaitée : 2 ans minimum dans un poste similaire

Diplôme : Bac à Bac +2 Assistanat de direction

Avantages

• Date d'embauche envisagée : 01/12/2026
• Date limite de dépôt de candidature : 22/11/2026
• Salaire selon la CCN66 - à partir de 1909.92€ brut
• Travail du lundi au vendredi